سرکار خانم زهرا ثریایی = مسئول دبیرخانه

شرح وظایف دبيرخانه و بايگاني  

1)         ثبت و توزيع و تفكيك نامه هاي وارده به شهرداري و ارجاع به دواير ذيربط .    

2)         حفظ و نگهداري كليه اسناد و اوراق و سوابق اداري مربوطه .

3)         كنترل و تصحيح نامه هاي صادره از نظر اشتباهات املائي و انشائي .

4)         تهيه پيش نويس هاي اداري و تهيه گزارشات و ارائه آمارهاي لازم به مقام مافوق .

5)         مذاكره و مشورت با مقامات مافوق در موضوعات مربوط به خطمش از نظر امور دفتر و دبيرخانه .

6)         بررسي كليه اخطاريه هاي واصله به شهرداري و صدور دستور ابلاغ آنها به واحدهاي مربوطه .

7)         نظارت مستمر در حسن اجراي امور دفتري و چگونگي ورود و خروج مكاتبات .

8)         ارجاع سوابق و پرونده هاي واصله طبق دستور مافوق به واحدهاي مربوطه و بايگاني .

9)         تهيه خلاصه پرونده و گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .

10)     تايپ انواع مكاتبات و نامه ها و تطبيق پيش نويس ها با نامه هاي تايپ شده .

11)     پيگيري گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .

12)     بررسي و پيشنهاد روشهاي جديد و موثر جهت بايگاني و طبقه بندي اسناد .

13)     جمع آوري اطلاعات و آمار كاركنان شهرداري از لحاظ وضعيت پرسنلي كارگري – كارمندي .

14)     انجام ساير امور مشابه و دستوراتيكه از طرف مافوق درحدود وظايف ارجاع مي گردد .

15)     انجام امور دبیرخانه شورای اسلامی شهر